Guide pour la réalisation de projets en temps et en heure



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Une partie du quotidien d’un web designer (ou tout autre type de fournisseur de services) est de devoir faire face à des délais. Les dates limites ont souvent un aspect négatif, mais en fait elles permettent de garder les freelances et les designers indépendants sur la bonne voie et aident à promouvoir l'efficacité et la productivité et donc conduire au final à une entreprise rentable.

Cet article est une traduction de Guide to completing projects on time par Vendelaydesign.com.

J’ai récemment écrit à propos de certaines étapes à réaliser pour atteindre une journée productive. Dans de nombreux cas, ces étapes impliquent la nécessité de respecter les délais ou au moins de les respecter à une date ultérieure. Dans cet article, nous allons jeter un œil à 10 choses différentes que vous pouvez faire pour respecter des délais sur des projets clients.

Démarrez avec des attentes réalistes

Un des facteurs les plus importants dans la réalisation de projets dans les délais est tout simplement de ne pas accepter un travail qui nécessite un délai irréaliste. Bien sûr, il y aura des moments où une échéance imminente sera très difficile à tenir, mais si vous espérez être en mesure de respecter un délai et de fournir la plus haute qualité de votre travail, une certaine quantité de temps sera nécessaire.

Si un client ou un client potentiel tente de démarrer un projet avec des attentes irréalistes, le calendrier doit être ajusté dès que possible sinon des problèmes apparaitront. Les clients ne sauront pas tout ce que vous devrez faire pour achever un projet et ils ne seront pas toujours en mesure de savoir ce qui est réaliste et ce qui ne l’est pas, il est donc de la responsabilité du freelance de faire en sorte que les échéances et les calendriers soient raisonnables.

Donnez-vous le temps de faire votre meilleur travail

Lors de l'évaluation d’un calendrier ou d’un délai proposé par le client, vous pouvez savoir si vous serez pressé. Dans ce cas, si l'argent est présent et que d'autres facteurs fonctionnent, vous pourriez être tenté d'aller de l'avant en sachant que le manque de temps ne pourra pas vous permettre de faire votre meilleur travail. Cependant, une fois que vous acceptez le projet et que vous voulez produire quelque chose de qualité, vous verrez que justifier une baisse de la qualité du travail est généralement pas acceptable pour vous ou pour le client.

Pour des raisons évidentes, il est toujours préférable de repartir avec quelque chose qui vous donne un sentiment de satisfaction et un travail qui vous aidera à gagner de nouveaux clients et non pas à les chasser. Lors de l'évaluation d'un projet potentiel pour déterminer si vous devriez l’accepter, assurez-vous de vous donner le temps pour un travail de haute qualité. Sinon, ce manque de qualité pourra être un problème plus tard.

Commencez tout de suite

La procrastination est facile pour les designers indépendants car il n'y a personne autour pour vous tenir responsable. C’est un concept très simple, commencer plus tôt vous donnera une meilleure chance de respecter vos échéances, mais il est très facile de mettre les choses de côté.

En commençant tout de suite, vous aurez une chance d'identifier les problèmes potentiels. Vous aurez alors le temps de trouver une solution pour remédier à ces problèmes. Vous réduirez alors la pression qui existera plus tard lorsque la date limite se rapprochera.

Planifiez des problèmes inattendus

Une partie de la difficulté pour établir le prix des projets, les délais et le calendrier est que des problèmes inattendus sont presque certains de se produire. La planification de l'inattendu est une partie nécessaire du processus qui apparaît généralement après quelques mauvaises expériences.

Lorsqu’un temps supplémentaire est intégré à votre calendrier pour faire face à des problèmes imprévus, les délais ne devront pas être manqués à cause de ces échecs. Même si nous savons tous que des choses inattendues se produisent lors de la conception et de la construction d'un site web, expliquer à un client que vous ne pouvez pas respecter un délai à cause de quelque chose que vous n’avez pas anticipé, ce n’est jamais une bonne chose. Certes, cette situation peut se présenter même si vous avez prévu du temps supplémentaire, mais minimiser et éviter ces situations devrait être un objectif.

Dites à vos clients que votre capacité à respecter les délais dépend de leur coopération

Les clients peuvent souvent être une source de frustration pour les designers. Lorsque vous construisez un site pour un client, il y a un fort besoin pour le client d'être impliqué dans le processus. Que vous attendiez un contenu ou un retour sur le design, une réponse lente du client est souvent un facteur qui contribue à des retards.

Pour vous assurer que vos clients aient une compréhension claire de ce qui aura une incidence sur votre capacité à respecter le délai fixé, prenez le temps de souligner que leur participation et leurs retours doivent également suivre le calendrier, sinon ces éléments viendront altérer votre capacité à finir le travail. Cela aidera de nombreux clients à revenir vers vous rapidement, et dans les cas où ils ne le font pas, vous serez protégé pour plus tard si les délais ne sont pas respectés.

Obtenez autant d'informations que possible dès le début

Comme mentionné dans le point précédent, la construction d'un site web va toujours impliquer des informations apportées par les clients. Vous aurez par exemple besoin d’un contenu écrit pour le site, de photographies, d’une liste des pages souhaitées, d’un retour sur le style du site désiré, etc. Obtenir ces informations le plus tôt possible sera bénéfique pour vous et votre travail.

Bien sûr, certains projets auront besoin de différents niveaux de participation de la part du client. Chaque fois que possible, il est préférable d’informer les clients de toutes les choses dont vous aurez besoin dès le début de la collaboration. Ils pourront ainsi recueillir les informations en une seule fois et vous pourriez également obtenir toutes les informations avant même de vraiment commencer le projet.

Revenir en arrière et demander au client plus d'informations se fait habituellement à un certain point, mais plus vous pouvez le faire dès le début, moins vous devrez attendre des réponses tardives. Lorsque les échéances se rapprochent, ces types de retards peuvent souvent faire la différence entre le respect ou non des délais.

Donnez des délais à vos clients

Pour que les choses continuent d’aller de l'avant, des délais devraient également être donnés aux clients pour qu’ils réalisent leur part du travail. Par exemple, lorsque vous communiquez avec le client au début du projet, si vous allez avoir besoin de contenu pour X nombre de pages sur le site, mettez-vous d'accord sur une date limite avec le client où il devra avoir tout le contenu en question.

Demander simplement au client quelque chose sans prévoir un délai ne fonctionnera pas toujours. Pendant que vous attendez, vous perdez un temps précieux. Donner des délais au client peut évidemment aider à faire bouger les choses rapidement, mais aident également les clients à réaliser sur la manière dont ils influent sur votre capacité à respecter l'échéance.

Ayez des points de contrôle sur de petits objectifs tout au long du projet

Certains projets, en particulier les plus grands, auront des plus petits objectifs et des délais intégrés tout au long du calendrier mis en place. Cependant, même si vous travaillez sur un projet plus petit qui n'a qu'une seule date limite, il est préférable de le décomposer en plusieurs tâches et étapes nécessaires pour terminer le projet. Fixez également des objectifs spécifiques et des points de progrès pour vous tout au long du projet.

Lorsque vous évaluez combien de temps il vous faudra pour terminer un projet, il sera généralement beaucoup plus facile et plus précis si vous pouvez le décomposer en petits tronçons et évaluer le temps requis pour chacun d'eux. Sans cela, il est facile de faire une partie chemin et se sentir bien où vous en êtes, alors qu'en réalité, vous devriez être beaucoup plus loin afin de respecter le délai.

Créez des objectifs quotidiens et hebdomadaires ainsi que des listes de tâches

Si vous commencez un projet avec un programme détaillé de ce qui doit être accompli à des intervalles spécifiques, vous pouvez évaluer vos progrès à tout moment et ajuster votre programme si vous êtes à la traîne.

La semaine dernière, j'ai écrit qu'avoir une liste quotidienne de choses à faire est l'une des clés d’une journée de travail productive. Je sens également que cette technique peut vous permettre de respecter vos délais. De cette façon, vous saurez exactement ce que vous devez accomplir dans une journée pour vous mettre en position de finir votre projet à temps.

Évaluez vos progrès au quotidien

En plus de vérifier que vous atteignez vos objectifs chaque jour et que vous réalisez vos tâches prévues, il est également nécessaire d'évaluer vos progrès et vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie pour respecter le délai. Si vous n'êtes pas sur la bonne voie, il est évidemment préférable de le savoir le plus tôt possible pour ajuster votre travail selon les besoins. Cette méthode vous permettra de faire exactement cela.

Ma méthode typique consiste à prévoir environ 5 minutes à la fin de la journée pour regarder ma liste de choses à faire et vérifier que tous les éléments qui ne sont pas réalisés intègrent la liste du lendemain. A ce moment précis, je suis en mesure de regarder le calendrier prévisionnel et déterminer si je suis toujours sur la bonne voie.

Que pensez-vous de ces 10 conseils pour tenir vos délais ? Quelles sont vos techniques ? Comment organisez-vous vos journées pour ne pas dépasser les dates limites ? N’hésitez pas à partager votre expérience en nous laissant un petit commentaire !

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A propos de l'auteur

Fabien Berthoux

J'ai créé Template.pro pour aider les professionnels à gagner du temps dans la recherche des meilleurs ressources et templates pour réaliser leurs projets ou ceux de leurs clients. Merci de prendre quelques minutes pour partager ce site avec vos amis. En savoir plus sur ce projet.

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